Unapređenja - zagubljena šesta funkcija upravljanja

Klasična teorija i praksa managementa definira pet funkcija upravljanja: planiranje, organiziranje, vođenje, upravljanje ljudskim resursima i kontrolu. Model univerzalne izvrsnosti naglašeno uvodi unapređenja kao šestu funkciju upravljanja i smještaje integrativno, sinergijski i ravnopravno među pet klasičnih funkcija upravljanja.

Osnovni princip MUl-a je nelinearnost (malo ulaganje - veliki dobitak). Zato MUl razmišlja na ovaj način: trebamo na forsiran način sustavno i kontinuirano unapređivati procese u cijelom sustavu bez obzira na opseg, mjesto i značaj unapređenja, a ulaganja u unapređenja su minimalna, zanemariva ili gotovo nikakva u odnosu na koristi koje se dobivaju unapređenjima. MUl u aktivnostima unapređenja dominantno traži rješenja uporabom mekih resursa (vrijeme, znanje i sastanci) u odnosu na tvrde resurse (materijalni, financije i ljudski resursi) koji su skupi i često nedostupni. Također posebno stavlja naglasak na unapređenja vezana uz procese upravljanja na svim razinama. Tu se pomoću mekih resursa dobiju rezultati koji u pravilu nadmašuju one očekivane rezultate, koji se pak dobiju unapređenjem u ostalim područjima života i rada. Ovakvim pristupom unapređenja nisu sakrivena, potisnuta i zaboravljena, već su u prvom planu zajedno s ostalim funkcijama upravljanja. Posebno je značajno da se bavimo kontinuirano i sustavno s unapređenjima u ovim vremenima krize kada su tvrdi resursi (materijalni, financije i ljudski) ograničeni i ne mogu pokrenuti nove razvojne cikluse bez kojih nema izlaska iz sadašnje krize.

KLJUČNE AKTIVNOSTI UNAPREĐENJA
1. Uočiti mogućnosti za unapređenja - Što unaprijediti?
2. Poboljšati - Kako staviti u bolju funkciju?
3. Primjenjivati novo naučeno - Gdje još možemo primijeniti naučeno?

MJESTA UNAPREĐENJA:
- kod sebe
- kod drugih pojedinaca
- u drugim dijelovima zajedništva u kojima djelujemo

Definicija unapređenja

Unapređenja su definirane aktivnosti (procedure) koje dovode do novog stanja koje je kvalitetnije, veće, jeftinije, brže, jednostavnije, cjelovitije, sustavnije i univerzalnije od početnog stanja. Polazne osnove unapređenja su:

  • Unapređenja su pravo i obveza svih članova zajedništva (grupe, organizacije i zajednice).
  • Aktivnosti unapređenja moraju biti svakodnevne aktivnosti.
  • Stoje osoba na višem organizacijskom nivou, njezin doprinos rezultatima unapređenja mora biti veći.
  • Unapređenja su osnovni čimbenika vrednovanje rezultata rada.
  • Sustavna i kontinuirana unapređenja su generator dodane vrijednosti u svim oblicima zajedništva kao i na razini pojedinaca.

Ključni proizvod unapređenja

Ključni proizvod unapređenja kao funkcije upravljanja je procedura. Procedura je definiran opis procesa s ciljem postizanja jednog ili više atributa izvrsnosti. Sva unapređenja se definiraju prema sastavnicama alata. Atributi izvrsnosti su: kvalitetnije, više, jeftinije, brže, lakše, jednostavnije, cjelovitije, sustavnije, univerzalnije. Svako unapređenje (jedna sastavnica atributa izvrsnosti) se iskazuje procedurom koja mora biti strukturirana (opisana) alatom. Osnovna pitanja su: što?, zašto?, kako?, s čime?, tko?, gdje?, kada?, izvijestiti? i nastavak?.

Uvođenje sustava unapređenja u organizacije

Sustav unapređenja u organizaciji su definirane aktivnosti (procedure) koje omogućavaju pojedincu da sustavno i kontinuirano predlaže unapređenja iz svih područja aktivnosti unutar organizacije.

Hodogram aktivnosti obuhvaća sljedeće faze aktivnosti:

  • utvrđivanje potreba za promjenama (unapređenjima),
  • odluka o uvođenju sustava unapređenja u organizaciju,
  • dizajniranje sustava unapređenja,
  • osposobljavanje obveznika promjene za primjenu sustava unapređenja,
  • primjena sustava unapređenja (proces predlaganja, ocjenjivanja, prihvaćanja i primjene unapređenja),
  • kontrola primjene sustava unapređenja,
  • unapređenja sustava unapređenja.

Unapređenja se mogu i trebaju mjeriti

Evo nekoliko elemenata čijim će se praćenjem dobiti cjelovita slika procesa unapređenja, kako za pojedince, tako i za organizaciju u cjelini:

  • broj prijedloga unapređenja (BPU),
  • broj usvojenih prijedloga unapređenja (BUPU),
  • broj prijedloga (BP): po zaposleniku, u dijelu procesa, ukupno u organizaciji...

Poticajna pitanja

  • Jesmo li zadovoljni količinom i dinamikom unapređenja?
  • Jesu li nam sustavna i kontinuirana unapređenja osnovna strategija ponašanja?
  • Jesmo li svjesni da se sustavnim i kontinuiranim unapređenjima može stjecati značajna konkurentska prednost?
  • Što se može unaprijediti?
  • Ima li pozicije koja se ne može unaprijediti?
  • Što ću/ćemo danas unaprijediti?
  • Ima li vaša organizacija ažuriranu listu prihvaćenih unapređenja?
  • Ima li vaša organizacija ažuriranju listu unapređenja koja nisu prihvaćena?
  • Imate li ažuriranu listu vaših osobnih unapređenja?

Crtice

  • Neka unapređenja budu pravilo ponašanja, a ne izuzeci.
  • Nadmetanje pojedinaca s brojem unapređenja na korektan načinje poželjno i poticaj razvoja sredine.
  • Svako prihvaćeno unapređenje mora biti vrednovano i autoru i drugim pojedincima služiti kao motivacija za nova unapređenja.
  • -Za unapređenja na osobnoj razini, u obitelji i društvenom životu vrijede ista pravila kao i za unapređenja u vašem profesionalnom životu (u organizaciji u kojoj ste zaposleni).
  • Sustavna i kontinuirana unapređenja su procesi uvođenja promjena koja imaju velik značaj na učinkovitost.
  • Nemojte zaboraviti unapređenja u vašem osobnom, obiteljskom i društvenom životu.
  • Principi kreiranja unapređenja su isti i jednako ih potiči-te, kako ona profesionalne, isto tako i vaša osobna unapređenja.

Praktikum

1. Utvrdite postoji li sustav
unapređenja u oblicima zajedništva u kojima djelujete. Ako postoji, utvrdite može li se unaprijediti jer uvijek ima prostora za unapređenja. Ako ne postoji, pokrenite inicijativu za kreiranje i implementaciju sustava unapređenja.

2. Odredite koja će biti vaša uloga:

  • u procesu zagovaranja za uvođenje sustava unapređenja,
  • u aktivnostima kreiranja sustava unapređenja,
  • tijekom primjene novo uvedenog sustava unapređenja,
  • u procesu praćenja implementacije sustava unapređenja,
  • u aktivnostima za unapređenje sustava unapređenja.

Napravite plan aktivnosti (alat LPR: lista, prioriteti i rokovi) nakon što odaberete vaše uloge u procesu unapređenja:

  • lista potrebnih aktivnosti,
  • odredite prioritete za potrebne aktivnosti,
  • definirajte rokove za provedbu potrebnih aktivnosti.

Postojanje sustava unapređenja u organizacijama u kojima djelujete je prilika za vašu dodatnu aktivnost u cilju sustavnih i kontinuiranih aktivnosti unapređenja u području vašeg rada.
Također je i prilika da pokažete što znate, možete i što stvarno činite. Sustavne i kontinuirane aktivnosti na unapređenju su osnovna karakteristika dobrog lidera.
Postizanje dobrih rezultata u problematici unapređenja traži vašu dodatnu sustavnu i kontinuiranu aktivnost, ali se isplati. Ako ne odmah, vremenom ćete biti prepoznati kao osoba koja kreira dodatne vrijednosti i vaše okruženje će to morati honorirati.

Zaključak

Svaki oblik zajedništva (grupe, organizacije i zajednice) mora imati sustav unapređenja koji će kontinuirano i sustavno stvarati dodanu vrijednost uz minimalne ili nikakve troškove.
Implementacija sustava unapređenja je najučinkovitija investicija s pozicije odnosa uloženo - dobiveno i nema razloga da ne zauzima dominantno mjesto u aktivnostima svih oblika zajedništva.
Sustavna unapređenja su praktična implementacija principa nelinearnosti (mala ulaganja -velika dobit). Cilj je da svaki pojedinac o unapređenjima razmišlja kao o svojem pravu i obvezi i da mu aktivnosti unapređenja budu temelj djelovanja.

Tagovi: unapređenje, poticajna pitanja, ključni proizvod unapređenja
Utorak, 29.07.2014. / Milan Grković, poslovni savjetnik