Kalkulator plaće
Prijava
Traži
HR
EN
DE
Na poslu svakodnevno pokušavamo nešto postići riječima. Tražimo povišicu, predstavljamo projekte, rješavamo nesuglasice, odlazimo na sastanke, dajemo povratne informacije ili uvjeravamo kolege da podrže našu ideju.
U svim navedenim situacijama nije presudno samo što govorimo, nego i način na koji to činimo. Shodno tomu, profesionalna komunikacija spada među vještine koje najviše utječu na kvalitetu suradnje i poslovni uspjeh.
Konkretnije, jeste li ikada primijetili da u nekim timovima najbrže napreduju ljudi koji nisu nužno i najbolji stručnjaci? Odmah ističemo da to ne znači da znanje i iskustvo nisu važni, naprotiv.
Ipak, stručnost sama po sebi nije uvijek dovoljna da bi bila prepoznata. Ljudi koji svoje ideje znaju jasno predstaviti, argumentirati stavove, graditi odnose i prilagoditi način komunikacije sugovorniku često lakše dobivaju povjerenje, preuzimaju odgovornije zadatke i otvaraju vrata novim prilikama.
Savjeti za profesionalnu komunikaciju
Odjel za cjeloživotno obrazovanje Sveučilišta Harvard identificiralo je nekoliko najučinkovitijih savjeta za poboljšanje profesionalne komunikacije. Prije svega, među savjetima koje ističe Odjel za cjeloživotno obrazovanje Sveučilišta Harvard posebno se izdvajaju dva jednostavna, ali učinkovita načela.
Prvo, prije svake važne komunikacije razmislite što želite postići i komu se obraćate. Kada imate jasan cilj, lakše ćete prenijeti poruku bez suvišnih informacija i izbjeći da se izgubite u dugim objašnjenjima.
Vrlo jasna i sažeta komunikacija u pravilu ostavlja snažniji dojam od kompliciranih rečenica i pretjeranog ponavljanja. Jednako je važna i priprema. Neovisno o tome radi li se o pripremi prezentacije, razgovoru s nadređenim, pregovorima o plaći ili davanju povratne informacije kolegi; unaprijed razmislite o ključnim argumentima, mogućim pitanjima i odgovorima. Dobra priprema povećava samopouzdanje, olakšava vođenje razgovora i smanjuje mogućnost da vas iznenade neočekivane situacije.
Profesionalna komunikacija krije se i u gestama
Treći važan element profesionalne komunikacije odnosi se na ono što ne izgovaramo riječima. Naše lice, geste i govor tijela često šalju poruke jednako snažne kao i same riječi, a ponekad ih sugovornici doživljavaju i snažnije od izgovorenog. Zbog toga je važno osvijestiti vlastitu neverbalnu komunikaciju, ali i naučiti čitati signale drugih ljudi. Posebno je to važno za osobe koje vode timove jer zaposlenici ne moraju uvijek otvoreno izraziti neslaganje, zabrinutost ili nezadovoljstvo. Takve poruke ponekad se mogu prepoznati kroz zatvoren govor tijela, izbjegavanje kontakta očima ili promjene u ponašanju. Pažljivo praćenje ovakvih i sličnih znakova može pomoći da prilagodimo način komunikacije i otvorimo prostor za iskreniji razgovor.
Paralelno, važno je kontrolirati i vlastite neverbalne signale. Ako se ono što govorimo ne podudara s načinom na koji to pokazujemo, kod sugovornika se može pojaviti zbunjenost ili nepovjerenje. Primjerice, poruka podrške neće imati isti učinak ako je prati nezainteresiran izraz lica ili zatvoren stav tijela. Profesionalna komunikacija zahtijeva usklađenost između riječi, tona i neverbalnih znakova.
Nije važno samo što kažemo
Jednako važan dio komunikacije je i ton kojim nešto izgovaramo. Nije važno samo što kažemo, nego i kako to kažemo. Ista rečenica može zvučati kao podrška ili kritika, ovisno o tonu, izboru riječi i načinu na koji je prenesena. To posebno dolazi do izražaja u nesuglasicama i konfliktnim situacijama na poslu, gdje jedna pogrešno odabrana riječ ili previše oštar ton mogu nepotrebno pogoršati odnos.
Ton uključuje glasnoću, naglašavanje, ritam govora i intonaciju, ali i riječi koje biramo. Iako ga nije uvijek jednostavno kontrolirati u razgovoru uživo, svjesnost o vlastitom tonu može pomoći da na vrijeme primijetimo kada komunikacija kreće u neželjenom smjeru i prilagodimo pristup.
Kod pisane komunikacije imamo nešto više prostora za promišljanje. Prije slanja važne poruke ili e-maila korisno je još jednom pročitati napisano i obratiti pažnju i na sadržaj, ali i na dojam koji poruka ostavlja. Posebno u situacijama kada se rasprava zahuktala, nije dobro reagirati impulzivno. Ponekad je najbolje napisati odgovor, odmaknuti se od njega i poslati ga tek kada se emocije smire. Taj mali vremenski odmak često pomaže da poruku oblikujemo jasnije i smirenije te spriječimo nepotrebnu eskalaciju konflikta.Potonje je izuzetno važno posebice kada se obraćate nadređenima. Ne želite si stvoriti nepotreban problem zbog impulzivne reakcije.
Znate li slušati?
Jedna od najvažnijih, a često zanemarenih vještina u komunikaciji je aktivno slušanje. Pokazati sugovorniku da ga aktivno slušate, bez da vam pogled luta unaokolo, pokazuje veliko poštovanje prema osobi s kojom razgovarate. Pa ipak, iako se čini jednostavno, mnogi tijekom razgovora zapravo ne slušaju u potpunosti, razmišljaju o vlastitom odgovoru, pripremaju protuargumente ili ih ometaju druge misli.
Aktivno slušanje znači posvetiti sugovorniku punu pažnju, ne prekidati ga i pokušati razumjeti poruku iza samih riječi. To uključuje i neverbalne znakove poput otvorenog govora tijela, ali i provjeru razumijevanja. Primjerice, prepričati vlastitim riječima ono što smo čuli ili postaviti dodatna pitanja.
Za kvalitetnu komunikaciju važna je i emocionalna inteligencija, odnosno sposobnost prepoznavanja i upravljanja vlastitim emocijama, ali i razumijevanja tuđih. Osoba koja zna prepoznati vlastite reakcije lakše će ostati smirena u zahtjevnim razgovorima, dok empatija pomaže da bolje razumijemo perspektivu druge osobe, čak i kada se ne slažemo s njom.
Na razini organizacije, dobra komunikacija zahtijeva i jasna pravila. U moru poruka, sastanaka i različitih komunikacijskih kanala važno je znati koja informacija treba doći do koga, kada i kojim putem. Jednostavne smjernice, primjerice kada koristiti e-mail, a kada je dovoljan kratki razgovor ili poruka, mogu spriječiti informacijski kaos i pomoći da važne informacije ne ostanu izgubljene.
Izvor fotografija: Unsplash, Pexels
Na radnom mjestu
Poduzetništvo
Magazin
HR karijere
HR Whisperer
Edukacija
Leadership transformacija
