Davanje uputa tako da vas osoba čuje

Postoje dokumentirani slučajevi muškaraca koji su umjesto svojih supruga uzimali kontracepcijske pilule (zato što nisu dobro slušali upute liječnika).

Davanje uputa tako da vas osoba čuje

Postoje dokumentirani slučajevi muškaraca koji su umjesto svojih supruga uzimali kontracepcijske pilule (zato što nisu dobro slušali upute liječnika). Slučaj se čini smiješnim, ali nimalo smiješno nije rođenje neželjenog djeteta.

Ljudi imaju problema s davanjem i primanjem uputa i poruka. I zato nije slučajna odredba u "pravilima vojne službe" da vojnik treba ponoviti zapovijed pošto sasluša nadređenog. To je jedini siguran način da se provjeri vojnikovo razumijevanje zapovijedi. U poslovnoj se komunikaciji ne postupa tako rigidno, ali suština tehnike parafraziranja ostaje ista. (S ciljem provjere da li je poruka dobro shvaćena, ponavlja se ukratko suština njegova govora i na kraju dodaje fraza "zar ne?", na način: "Vi, dakle, kažete da je naša isporuka sporna u dijelu zar ne?" Na to govornik potvrđuje tvrdnju ili stvar još pojašnjava.) Šefovi bi trebali poučiti suradnike da se tehnikom služe bez sustezanja, u svakom slučaju kad nije sigurno da je poruka ispravno shvaćena. Dva elementa su najznačajnija za učinkovito davanje uputa:
• Jasno, precizno i dobro organizirana informacija!
• Pravilna procjena onoga što je slušatelj razumio!

Napeti i anksiozni ljudi lošije slijede upute jer im je dio kapaciteta za obradu informacija blokiran. Brinu se i o stanju tijela (crvenilo, znojenje i si.), dok su drugi zaokupljeni vlastitim "filmom", dvojbama o vlastitoj nekompetentnosti, sramežljivosti i si. U toj situaciji nepažljiv govornik možda misli da ga slušatelj ignorira, dok ovaj zapravo nije u stanju dobro slušati. Dakle, treba voditi računa o ograničenjima slušatelja, kratiti rečenice i govor, provjeravati razumijevanje. Ljudi najbolje zapamte ono što smatraju da je najvažnije i ono što im se istakne da je najvažnije. Prve i posljednje informacije u govoru se najbolje pamte. Namjerno umetanje neke istaknute "figure" u sredinu govora poboljšava pamćenje kritičnog, srednjeg dijela upute. Postoji visoka povezanost između količine zapamćenog i važnosti koju nalogodavac daje pojedinim dijelovima upute. Podjela dijelova govora na kategorije (s naslovom kategorije) također poboljšava prisjećanje. Konkretne se informacije bolje pamte od apstraktnih; nakon apstraktne ostaje tek verbalni trag u mozgu, a iza konkretne i slikovni. Kad god možete, potkrijepite govor primjerom. Zna se da se, u prosjeku, zapamti trajnije tek oko 10% usmenih informacija, 20% prezentiranih vizualno, a 65% kad se koriste oba načina prijenosa!

Ponedjeljak, 24.11.2014. / P.Z., MEP Učinkoviti menadžer 2011