Onboarding u praksi: Ovih 5 koraka garantiraju uspješnu integraciju novih zaposlenika

Onboarding može biti ključan u zadržavanju novih ljudi na radnom mjestu, a posljedično i izuzetno pozitivno utjecati na employer branding tvrtke.

Radi se zapravo o vrlo popularnom izrazu u području ljudskih resursa, no tomu unatoč, nije svima jasno kako ga pravilno provoditi. Dakako, onboarding novih zaposlenika uvelike ovisi o industriji u kojoj tvrtka posluje, kao i o specifičnim zadacima zaposlenika te o kulturi rada u organizaciji generalno.

Ipak, važno je imati na umu da prvi dojam ostaje trajan, pa je vrijedno uložiti dodatni trud kako bi taj dojam bio što pozitivniji.

Za razliku od tradicionalne inicijalne obuke ili orijentacije zaposlenika, onboarding je sustavan proces koji se proteže daleko izvan prvog dana ili tjedna zaposlenja. Cilj onboarding procesa je izgraditi dugoročan odnos između poslodavca i zaposlenika, istovremeno potičući osjećaj pripadnosti i potvrdu da je zaposlenik donio ispravnu odluku pri odabiru posla, kažu stručnjaci.

Što je zapravo onboarding?

Nadalje, kvalitetna onboarding strategija smanjuje fluktuaciju zaposlenika i povećava njihovu angažiranost, a oba faktora utječu na zadovoljstvo klijenata, kao i na krajnji financijski rezultat kompanije.

Naime, prilikom zapošljavanja novih radnika nije važno samo provesti kvalitetan selekcijski postupak i odabrati “najboljeg kandidata”. Pravi izazov je tog istog kandidata pravovremeno i kvalitetno uvesti u posao.

Kako piše Ramiro, ključ je da, jednom kada odaberemo najbolje kandidate, da ih upoznamo i uvedemo u rad kako bi se što prije prilagodili i snašli na novom radnom mjestu. Upravo za to služi onboarding.

onboarding

Onboarding proces postoji već stoljećima

Proces onboardinga postoji već stoljećima, a prvi oblici datiraju čak iz antičkih civilizacija. U to su vrijeme različite osobe bile uključene u brojne uloge i odgovornosti unutar svojeg društva.

Kasnije se, tijekom industrijske revolucije, bilježi prvi moderni onboarding proces. Naime, sa sve većim brojem novootvorenih poduzeća i tvornica, javljala se potreba za većim zapošljavanjem novih radnika. Paralelno se javila i potreba da se nove zaposlenike što brže i lakše integrira u organizaciju.

U ranom dvadesetom stoljeću, onboarding proces je izgledao tako da se najviše sastojao od mnogo papirologije, obuke i orijentacije te upoznavanja s osnovnim protokolima i pravilima u organizaciji.

Zašto je onboarding proces važan?

Prema definiciji Društva za upravljanje ljudskim resursima (SHRM – Society for Human Resource Management), „Onboarding je proces kroz koji se novozaposleni brzo i jednostavno upoznaju sa svim aspektima svog posla te usvajaju znanja, vještine i ponašanja potrebna za učinkovito funkcioniranje unutar organizacije.”

Cilj onboardinga je, dakle, kvalitetno integrirati novog djelatnika u posao, odnosno pokazati mu apsolutno sve - dati mu potrebne alate i znanja te potporu u procesu učenja i prilagodbe.

U tom kontekstu valja istaknuti da jedan orijentacijski dan naprosto nije dovoljan. Važno je novim zaposlenicima pružiti kontinuirani onboarding proces, što kasnije može utjecati na poboljšanje dinamike i suradnje između kolega unutar tima.

Upravo zbog toga, ulaganje u radnu snagu u početnim fazama njihovog rada u organizaciji je ključno za ostvarivanje njenih uspjeha.

onboarding proces

Tko ima koristi od onboardinga?

Valja istaknuti da proces onboardinga nije isključivo odgovornost odjela za ljudske resurse.

Naprotiv, svaki nadređeni menadžer ili voditelj tima mora biti uključen u proces već od samih početnih faza.

Iskustva su pokazala da zaposlenici koji nisu pravilno uvedeni u posao zahtijevaju znatno više smjernica i dodatne obuke, što rezultira većim troškovima u pogledu vremena, truda i novca.

U tom kontekstu učinkovit onboarding proces donosi brojne koristi kako za organizaciju, tako i za nove zaposlenike. Za tvrtku kvalitetno proveden onboarding može značajno povećati razinu učinkovitosti i zadovoljstva zaposlenika. I to ne samo novozaposlenih, već posljedično i cijelog tima.

S druge pak strane, zaposlenici koji osjećaju podršku u radnom okruženju od prvog dana obično su motiviraniji i lojalniji, što umanjuje rizik od njihovog odlaska. Budući da se takvi zaposlenici osjećaju povezano s organizacijom, bit će skloniji aktivno doprinositi ostvarenju njezinih ciljeva te će svoj posao obavljati kvalitetnije i s većim angažmanom.

Onboarding i novi posao

Postoje brojni načini kako kvalitetno provesti onboarding novih zaposlenika, ali srž se zapravo sažima u ovim pet koraka:

Strukturirati proces
Prvi korak je imati jasno definiran, dosljedan i strukturiran onboarding plan. Svaka faza onboarding procesa treba biti unaprijed isplanirana — od prvog dana do integracije u tim i postavljanja ciljeva. Ovo je korisno imati uvijek - neovisno o tome planirate li zaposliti jednu ili deset osoba.
Automatizirajte putovanje novog zaposlenika
Iskoristite digitalne alate kako biste automatizirali dijelove onboarding procesa, poput slanja dokumenata, podsjetnika te praćenja napretka. To omogućuje bržu i učinkovitu prilagodbu, bez nepotrebnog administrativnog opterećenja. Na tržištu postoje specijalizirani onboarding softveri koje također možete iskoristiti.
Dodijelite relevantne obuke
Omogućite zaposlenicima pristup obukama koje su usklađene s njihovom ulogom i odgovornostima. Ciljane obuke pomažu zaposlenicima da se osjećaju kompetentno i spremno za rad. To znači da će vam prvotni plan iz prvog koraka biti koristan samo ako ga detaljizirate za svakog kandidata. Jednostavnije, raspišite to-do liste za nove zaposlenike i tako im konkretno zadajte zadatke.
Kreirajte kvalitetan sadržaj
Sadržaji koji su jasni, zanimljivi i lako razumljivi pomoći će zaposlenicima da lakše usvoje informacije. Uključite video materijale, vodiče, infografike i interne resurse koje ćete uvijek moći koristiti.
Stvorite osjećaj pripadnosti
Od samog početka, trudite se izgraditi iskrenu povezanost sa zaposlenicima. Upoznajte ih s timom, uključite ih u neformalne razgovore i redovito pružajte podršku. Ljudi koji osjećaju pripadnost češće ostaju, više se angažiraju i bolje doprinose organizaciji. Pozovite novog zaposlenika na kavu ili zajednički ručak. Učinite da se osjeća dobrodošlim. To ne samo da je naprosto lijepo i ljudski, već dokazano donosi dugoročnu korist za obje strane.