Kalkulator plaće
Prijava
Traži
Priprema za sastanak, kakav god on bio, ključna je za izbjegavanje potencijalnih nesporazuma, ali i za postizanje jasnije komunikacije u timovima.
Drugim riječima, ako se dobro pripremite za sastanak šanse su manje da će vas itko izbaciti iz takta ili da ćete na kraju tog sastanka završiti s dodatnim zadatkom koji nije primarno u opisu vašeg radnog mjesta.
Upravo zbog toga pripremili smo vodič s ključnim savjetima za pripremu, a koje je korisno slijediti posebice ako se pripremate za napet sastanak na poslu.
Kad vas očekuje napet sastanak
Naime, ako očekujete da će sastanak biti napet, vrlo je vjerojatno da će i emocije biti izraženije. Tada je priprema još važnija budući da nisu važne samo riječi koje izgovaramo, već i način na koji ih izgovaramo.
Konkretnije, adekvatan pristup može napraviti veliku razliku između konstruktivne rasprave i nepotrebnog sukoba na radnom mjestu.
Kako navode stručnjaci s Harvardske poslovne škole, upravljanje osjetljivim, emocionalno nabijenim situacijama dio je vođenja bilo kakvog tima.
Takvi trenuci mogu biti napeti, a čak i iskusni lideri mogu biti pod velikim stresom, osjećati se nesigurno i zabrinuto zbog moguće eskalacije ili neželjenih posljedica. Pritom, valja istaknuti da ne dolazi svaki emotivno nabijen trenutak s upozorenjem – neki vas jednostavno iznenade. Ključna je, stoga, priprema za sastanak.
U tom kontekstu može pomoći vizualiziranje uspjeha, odnosno fokus na pozitivan ishod, dakle svjesno oblikovanje situacije te kreiranje prostora za predah. Detaljnije u nastavku.
Priprema za napet sastanak
Kada je riječ o emocionalno zahtjevnim situacijama, poput napetog sastanka, mnogi pribjegavaju jednoj od dviju neučinkovitih rješenja.
Prvenstveno, mnogi naprosto izbjegavaju razmišljati o tome te paralelno skreću pozornost na zadatke koji nisu nužno prioritetni tog dana.
Drugi pak rade suprotno – neprestano preispituju situaciju i brinu se, ne poduzimajući pritom nikakav konkretan korak kako bi se nosili s tjeskobom. Oba pristupa obično imaju negativan učinak – osjećamo se gore i emocionalno nespremno kada trenutak konačno dođe.
Srećom, postoje znanstveno utemeljeni načini kako se pripremiti za sastanke u kojima će emocije vjerojatno biti izražene. Baš kao i u sportu – najbolja obrana je dobar napad, savjetuju Harvardovci.
Izradite mentalni plan
Vizualizacija je dokazana tehnika za poboljšanje izvedbe, najčešće korištena u sportu, ali jednako učinkovita i u poslovnom kontekstu.
Radi se, naime, o mentalnoj pripremi – zamišljanju tijeka događaja kako bi se povećalo samopouzdanje. U procesu izrade mentalnog plana ključno je da identificirate vjerojatne izazove i moguće okidače te da razmislite kako ćete na njih reagirati.
Zapitajte se: što bi na ovom sastanku moglo poći po zlu te se mentalno pripremite za sve moguće ishode.
Modificirajte situaciju
Jedan od učinkovitih alata je modifikacija situacije – proaktivna strategija za regulaciju emocija koja vam može pomoći da smanjite emocionalnu napetost nadolazećeg događaja.
Svjesnim prilagođavanjem situacije ili pak vlastitog pristupa, možete ublažiti tjeskobu i stvoriti uvjete za produktivniji razgovor.
Jedan od načina kako to učiniti je razmatranje pet pitanja – tko, što, gdje, kada i zašto. Na primjer: tko treba biti prisutan? Trebate li uključiti dodatne osobe ili resurse kao podršku razgovoru?
Zatim, što je nužno podijeliti, a što nije? Gdje bi se sastanak trebao održati i kada je najbolje vrijeme za to? I na koncu, zašto je ovaj razgovor važan?
Fokusirajte se na pozitivne strane
Netom prije nego što napet sastanak počne, odvojite trenutak kako biste se usmjerili na zahvalnost i pozitivne aspekte, a sve kako biste na sastanak došli čim mirniji.
Iako se to može učiniti nelogičnim, ova praksa može povećati vašu emocionalnu otpornost i ojačati osjećaj povezanosti s drugima.
Duboko dišite
Ovaj se savjet ne navodi na stranicama harvardske poslovne škole, međutim mi držimo da je važno istaknuti sljedeće:
Duboko disanje iz trbuha, poznato i kao abdominalno disanje, učinkovit je način za smanjenje tjeskobe i pripremu za izazovne situacije.
Ova tehnika je vrlo jednostavna za primjenu. Najprije se udobno smjestite. Stavite jednu ruku na trbuh i polako udahnite kroz nos. Kad osjetite kako se trbuh širi, stegnite lagano trbušne mišiće i zatim polako izdahnite na usta, pritom ih opuštajući. Ponovite ovo nekoliko puta netom prije sastanka kao dio pripreme.
Ne bježite od straha
Strah je prirodan i neizbježan dio života – umjesto da ga potiskujete ili mu se opirete, pokušajte ga prihvatiti kao signal, a ne kao prijetnju. Već samo to što ga priznajete smanjuje njegovu moć nad vama.
Kad prestanemo doživljavati strah kao neprijatelja, lakše ga možemo pretvoriti u motivaciju. On nas može potaknuti na pripremu, promišljanje i rast.
Umjesto da nas zakoči, može nam pomoći da postanemo hrabriji i prisutniji u izazovnim trenucima poput napetog sastanka.
Odvojite se od svega
Ne treba smetnuti s uma ni vrijeme nakon što napet sastanak prođe. Nakon sastanka, planirajte još 10 minuta za kvalitetno “resetiranje”.
Primjerice, kratka šetnja može vam pomoći da razmislite o razgovoru i otpustite nakupljeni stres kako ga ne biste prenijeli u sljedeću interakciju. Ako to znači da trebate pomaknuti neki sastanak ili prilagoditi vrijeme dolaska ili odlaska – isplati se.
Izvor fotografija: Canva, Pexels
Hrvatska 
Svijet 
Tržište rada 
Ljudi i karijere 
Istraživanja 
Zanimljivosti 
Bez komentara 
